Checklist de cierre contable de fin de año para empresas
¿Qué debería revisar una empresa antes de cerrar el año?
El cierre contable no comienza el 31 de diciembre. Si la empresa espera hasta finalizar el año para revisar bancos, cartera, inventarios, proveedores, nómina o impuestos, es posible que encuentre diferencias que requieran documentos, conciliaciones o ajustes adicionales.
Por eso, una revisión previa permite identificar qué información está completa, qué saldos necesitan explicación y cuáles son las tareas que todavía deben realizarse antes de preparar los estados financieros.
En Colombia, las sociedades deben cortar sus cuentas al menos una vez al año, a 31 de diciembre, y preparar estados financieros de propósito general. Sin embargo, la organización de la información puede comenzar antes del cierre formal.
A continuación encontrará un checklist de cierre contable de fin de año que puede utilizar como referencia para revisar el estado de su empresa.
1. Conciliar las cuentas bancarias
Compruebe que los saldos registrados en la contabilidad coincidan con los extractos bancarios.
Revise especialmente:
- partidas pendientes de conciliar;
- consignaciones no identificadas;
- transferencias entre cuentas;
- pagos pendientes de registro;
- comisiones y gastos bancarios;
- diferencias entre extractos y auxiliares.
Una diferencia bancaria aparentemente pequeña puede ser señal de una operación pendiente de registrar o clasificar.
Si existen varias cuentas bancarias, conviene realizar esta revisión para cada una.
2. Revisar las cuentas por cobrar y la cartera
Antes del cierre es importante conocer cuánto dinero realmente le deben a la empresa y desde cuándo.
Revise:
- facturas pendientes;
- edades de cartera;
- pagos recibidos aún no aplicados;
- anticipos de clientes;
- acuerdos de pago;
- saldos que necesitan aclaración;
- cartera cuya recuperación presenta dificultades.
La información de cartera debe corresponder con los registros contables y los soportes disponibles.
3. Verificar proveedores y cuentas por pagar
No basta con conocer cuánto le deben a la empresa. También es necesario determinar correctamente cuánto debe la empresa.
Conviene revisar:
- facturas de proveedores;
- obligaciones pendientes;
- anticipos;
- notas crédito;
- pagos realizados;
- saldos antiguos;
- servicios o compras pendientes de registrar.
Cuando sea necesario, puede compararse la información contable con los estados de cuenta de los proveedores.
4. Revisar los inventarios
Si la empresa maneja mercancías o inventarios, deben revisarse antes de preparar el cierre.
Es recomendable comprobar:
- cantidades existentes;
- diferencias entre inventario físico y contable;
- entradas y salidas;
- costos registrados;
- mercancía deteriorada, obsoleta o de lenta rotación;
- movimientos pendientes.
Las diferencias deben analizarse antes de realizar ajustes.
5. Revisar los activos fijos
La empresa debe comprobar que sus registros de activos representen los bienes que realmente posee.
Revise:
- compras realizadas durante el año;
- activos vendidos o retirados;
- depreciaciones;
- activos que dejaron de utilizarse;
- documentos de adquisición;
- posibles diferencias entre registros y existencia física.
Esto resulta especialmente importante cuando durante el año se realizaron inversiones importantes en equipos, maquinaria, vehículos u otros activos.
6. Conciliar nómina, prestaciones y seguridad social
La nómina también debe formar parte del cierre.
Revise:
- salarios;
- novedades de nómina;
- vacaciones;
- prestaciones sociales;
- aportes a seguridad social;
- liquidaciones;
- valores pendientes de pago o reconocimiento.
Si necesita apoyo permanente con esta área, consulte nuestro servicio de liquidación de nómina.
7. Revisar impuestos y obligaciones tributarias
La información tributaria debe compararse con la contabilidad del periodo.
Dependiendo de la empresa, puede ser necesario revisar:
- declaraciones presentadas;
- IVA;
- retenciones;
- anticipos;
- saldos tributarios;
- pagos realizados;
- información necesaria para renta;
- diferencias entre registros contables y fiscales.
Esta revisión también puede servir como base para proyectar las obligaciones del siguiente periodo. Si su empresa quiere anticipar las implicaciones tributarias del próximo año, consulte nuestro servicio de planeación tributaria.
8. Identificar ajustes y reclasificaciones pendientes
Durante la revisión pueden aparecer partidas que necesitan:
- reclasificación;
- provisiones;
- periodificaciones;
- ajustes;
- corrección de registros;
- soportes adicionales.
Los ajustes deben responder a la realidad económica y a la información disponible de la empresa. No deberían utilizarse simplemente para modificar artificialmente el resultado del ejercicio.
9. Revisar el balance de prueba
Antes de preparar los estados financieros conviene revisar el balance de prueba completo.
Preste atención a:
- saldos inusuales;
- cuentas negativas que deberían analizarse;
- saldos antiguos;
- cuentas sin movimiento;
- partidas pendientes;
- diferencias entre auxiliares y cuentas mayores.
Esta revisión permite encontrar inconsistencias que pueden pasar desapercibidas si únicamente se revisan los estados finales.
10. Preparar o revisar los estados financieros
Después de realizar las conciliaciones y ajustes correspondientes puede prepararse o revisarse la información financiera de cierre.
Los estados financieros aplicables dependerán del marco de información financiera y de las características de la empresa. Supersociedades distingue además diferentes juegos de estados financieros según el grupo y situación de la entidad.
Checklist rápido de cierre contable
Antes de cerrar el año, confirme:
☐ Bancos conciliados.
☐ Cartera revisada.
☐ Proveedores y cuentas por pagar conciliados.
☐ Inventarios revisados.
☐ Activos fijos actualizados.
☐ Nómina y seguridad social conciliadas.
☐ Impuestos revisados.
☐ Ajustes y provisiones identificados.
☐ Balance de prueba revisado.
☐ Estados financieros preparados o en proceso.
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¿Su empresa tiene varios puntos pendientes del checklist?
Encontrar diferencias antes del cierre no significa necesariamente que exista un problema grave. Lo importante es determinar qué información falta y qué trabajo debe realizarse antes de preparar los estados financieros.
Romero Contador puede revisar el estado actual de su empresa y definir el alcance necesario para completar el cierre contable empresarial.