Documentos necesarios para preparar el cierre contable de una empresa
Una de las dudas más frecuentes antes de comenzar el cierre es:
¿Qué documentos debo enviarle al contador?
No existe una lista idéntica para todas las empresas.
La documentación dependerá de la actividad, tamaño, operaciones realizadas durante el año y estado de la contabilidad.
Sin embargo, existen varios grupos de información que normalmente conviene tener disponibles.
El plan del servicio contempla precisamente bancos, clientes, proveedores, inventarios, activos fijos, nómina, impuestos, ajustes y estados financieros como las principales áreas de revisión.
1. Extractos bancarios
Tenga disponibles los extractos de las cuentas utilizadas por la empresa durante el periodo.
También pueden necesitarse:
- auxiliares de bancos;
- extractos de cuentas de ahorro y corriente;
- información sobre otras cuentas financieras;
- soportes de movimientos pendientes de identificar.
Estos documentos permiten realizar las conciliaciones bancarias y revisar diferencias entre la contabilidad y los movimientos reales.
2. Facturas y documentos de clientes
Para revisar las cuentas por cobrar puede ser necesario contar con:
- facturas emitidas;
- relación de cartera;
- edades de cartera;
- recibos de pago;
- notas crédito;
- anticipos;
- acuerdos con clientes.
La documentación ayudará a determinar qué saldos siguen pendientes y cuáles necesitan aclaración.
3. Documentos de proveedores y cuentas por pagar
Puede solicitarse:
- facturas de proveedores;
- cuentas de cobro;
- soportes de pagos;
- estados de cuenta;
- anticipos;
- notas crédito;
- obligaciones pendientes.
Cuando existen saldos antiguos puede ser necesario investigar su origen antes de realizar cualquier ajuste.
4. Información de inventarios
Si la empresa maneja inventarios, conviene preparar:
- listados de existencias;
- conteos físicos;
- movimientos de entradas y salidas;
- soportes de compras;
- información de costos;
- actas o documentos relacionados con diferencias.
La información necesaria dependerá del sistema utilizado por la empresa.
5. Relación de activos fijos
Para revisar activos pueden necesitarse:
- listado actualizado de activos;
- facturas de compra;
- documentos de adquisición;
- información de activos retirados o vendidos;
- cálculos de depreciación;
- soportes de bajas o adiciones.
La finalidad es comprobar que la información contable corresponda con los activos que realmente posee la empresa.
6. Información de nómina
Dependiendo del número de trabajadores y de la organización de la empresa, puede solicitarse:
- nóminas;
- novedades;
- vacaciones;
- liquidaciones;
- prestaciones sociales;
- planillas PILA;
- soportes de seguridad social;
- valores pendientes.
Si requiere apoyo permanente con este proceso, consulte nuestro servicio de liquidación de nómina.
7. Declaraciones y soportes tributarios
Para revisar la relación entre la información contable y tributaria pueden necesitarse:
- RUT actualizado;
- declaraciones tributarias;
- recibos de pago;
- retenciones;
- información de IVA;
- renta de periodos anteriores;
- información exógena;
- comunicaciones tributarias relevantes.
Esto no significa que todas las empresas deban entregar exactamente los mismos documentos. Primero debe determinarse qué obligaciones tiene el contribuyente.
8. Contratos y soportes de operaciones relevantes
Algunas partidas contables no pueden revisarse únicamente observando una factura.
Puede ser necesario analizar:
- contratos;
- acuerdos;
- préstamos;
- arrendamientos;
- compras importantes;
- inversiones;
- documentos relacionados con provisiones;
- operaciones extraordinarias realizadas durante el periodo.
9. Balance de prueba y auxiliares contables
Uno de los documentos más importantes para iniciar una revisión es el balance de prueba.
Dependiendo del caso también pueden solicitarse auxiliares detallados de determinadas cuentas.
Esto permite identificar saldos inusuales o cuentas que necesitan una revisión más profunda.
10. Estados financieros existentes
Si la empresa ya ha preparado información financiera durante el año o dispone de estados del periodo anterior, también pueden resultar útiles.
Permiten comparar:
- saldos;
- movimientos;
- estructura de cuentas;
- cambios importantes entre periodos.
¿Qué pasa si no tengo todos los documentos?
No significa necesariamente que no pueda comenzar la revisión.
De hecho, una de las funciones de la evaluación inicial es identificar:
- qué información existe;
- qué documentos faltan;
- qué periodos están actualizados;
- qué áreas requieren reconstrucción;
- qué trabajo adicional será necesario.
Si la contabilidad está atrasada o desorganizada, Romero Contador puede definir primero un servicio de actualización y posteriormente continuar con el cierre.
¿Qué debería enviar primero?
Para una revisión inicial, no recomendamos enviar indiscriminadamente cientos de documentos.
Primero puede informar:
- tipo de empresa;
- actividad;
- periodo que necesita cerrar;
- software contable utilizado;
- hasta qué mes está actualizada la contabilidad;
- número aproximado de trabajadores;
- si maneja inventario;
- principales dificultades que ha identificado.
Con esta información se puede establecer qué documentación será necesaria para realizar una revisión más completa.
Información resumida que puede requerirse:
☐ Extractos bancarios
☐ Auxiliares contables
☐ Facturas de clientes
☐ Cartera
☐ Facturas y saldos de proveedores
☐ Inventarios
☐ Relación de activos fijos
☐ Nómina y PILA
☐ RUT
☐ Declaraciones tributarias
☐ Contratos relevantes
☐ Balance de prueba
☐ Estados financieros anteriores
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¿Quiere saber qué documentos necesita realmente su empresa?
No todas las empresas requieren la misma cantidad de información.
Romero Contador puede realizar una revisión inicial breve sin costo para conocer la situación y determinar qué documentos son necesarios antes de comenzar el trabajo.
Consulte nuestro servicio de cierre contable empresarial.