Errores frecuentes en el cierre contable de una empresa
Cerrar la contabilidad no consiste únicamente en llegar al 31 de diciembre y generar estados financieros.
Antes deben revisarse saldos, documentos, conciliaciones y operaciones realizadas durante el periodo. Cuando esta revisión se deja para el último momento, pueden aparecer diferencias que requieren tiempo adicional para resolverse.
Estos son algunos de los errores que encontramos con mayor frecuencia al revisar la información de una empresa antes del cierre.
1. Dejar las conciliaciones bancarias para el final del año
Uno de los errores más habituales es acumular durante meses partidas pendientes entre bancos y contabilidad.
Cuando finalmente se revisan, pueden aparecer:
- pagos sin identificar;
- consignaciones sin aplicar;
- gastos bancarios sin registrar;
- transferencias duplicadas;
- movimientos contabilizados en periodos equivocados.
Realizar conciliaciones periódicas reduce la cantidad de partidas que deben investigarse al cierre.
2. No revisar la antigüedad de la cartera
Que una cuenta aparezca como pendiente en contabilidad no significa necesariamente que el saldo sea correcto o recuperable.
Es importante revisar qué clientes deben dinero, desde cuándo y si existen pagos o acuerdos que todavía no han sido registrados correctamente.
Una cartera sin depurar puede distorsionar la lectura de la situación financiera de la empresa.
3. Mantener saldos antiguos con proveedores
También es habitual encontrar cuentas por pagar de periodos anteriores que nunca fueron aclaradas.
Esto puede suceder por:
- pagos que no fueron aplicados;
- facturas duplicadas;
- anticipos;
- notas crédito;
- diferencias con el proveedor;
- registros que nunca fueron depurados.
Estos saldos deben investigarse antes de realizar ajustes.
4. No conciliar el inventario físico con la contabilidad
En empresas que manejan mercancías, una diferencia entre las existencias físicas y los registros contables puede afectar varias cifras del cierre.
No es recomendable realizar un ajuste automático únicamente para hacer coincidir los números.
Primero debe analizarse qué produjo la diferencia: movimientos no registrados, errores en cantidades, pérdidas, deterioros u otras situaciones.
5. Mantener activos que la empresa ya no posee
Los registros de activos fijos también pueden acumular información desactualizada.
Puede ocurrir que:
- un activo haya sido vendido;
- haya sido retirado;
- exista físicamente pero no esté registrado correctamente;
- se haya comprado durante el año y aún no esté incorporado;
- existan diferencias en depreciaciones.
El cierre es una oportunidad para revisar estas situaciones.
6. No conciliar la nómina con la contabilidad
Salarios, prestaciones y aportes no deberían revisarse de forma aislada de la contabilidad.
Conviene comparar los valores registrados con:
- nóminas;
- novedades;
- PILA;
- vacaciones;
- liquidaciones;
- prestaciones;
- valores pendientes.
Si necesita acompañamiento recurrente, puede consultar nuestro servicio de liquidación de nómina.
7. Revisar los impuestos únicamente cuando llega la declaración
La contabilidad y las obligaciones tributarias están relacionadas, pero no son exactamente lo mismo.
Esperar hasta la presentación de una declaración para revisar inconsistencias puede dificultar el análisis.
Antes del cierre conviene comprobar que las declaraciones y pagos realizados durante el periodo sean coherentes con la información contable disponible.
Si la empresa necesita revisar sus obligaciones de forma más amplia, consulte nuestra asesoría tributaria.
8. Registrar ajustes sin suficiente soporte
Un cierre puede requerir ajustes, provisiones o reclasificaciones.
Pero cada uno debe tener una razón identificable y, cuando corresponda, documentos o cálculos que permitan comprender de dónde proviene.
El objetivo no es simplemente hacer que las cuentas “cuadren”.
9. Preparar estados financieros sin revisar previamente los saldos
Los estados financieros son el resultado de la información contable.
Si los saldos que los alimentan no han sido revisados, generar los estados no corrige automáticamente los problemas anteriores.
La revisión debe realizarse antes de dar por terminado el cierre.
10. Confundir cierre contable con planeación tributaria
El cierre analiza lo que ocurrió durante el periodo y permite preparar la información financiera correspondiente.
La planeación tributaria, en cambio, tiene una finalidad anticipada: analizar los posibles efectos fiscales de decisiones futuras o del siguiente periodo.
Ambos procesos pueden complementarse.
Puede ampliar esta diferencia en nuestra guía sobre cierre contable, cierre fiscal y planeación tributaria.
11. Esperar hasta diciembre para descubrir que la contabilidad está atrasada
Este probablemente es uno de los problemas más costosos en términos de tiempo.
Una empresa puede llegar al cierre y descubrir que:
- hay meses sin contabilizar;
- faltan documentos;
- existen bancos sin conciliar;
- la cartera no está actualizada;
- no se han revisado inventarios;
- existen obligaciones pendientes.
En estos casos, primero debe determinarse qué información debe ponerse al día. Romero Contador puede recibir empresas con contabilidad atrasada o desorganizada y definir este trabajo como un alcance adicional antes de completar el cierre.
¿Quién puede ayudar con ambos procesos?
Contar con un profesional que conozca tanto la parte contable como tributaria facilita la coordinación entre los dos análisis.
Andrés Romero es contador público y especialista en Gerencia Tributaria, por lo que puede acompañar la revisión contable y, cuando el servicio lo requiere, analizar también sus implicaciones tributarias.
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Consulte nuestro servicio de cierre contable empresarial.